Контроль исполнения поручений. Поручения находятся на контроле Отчетность по исполнительской дисциплине

08.01.2024

26 февраля 2010 г. 15:19

Алексей Афанасьев, директор по качеству компании «ИнтерТраст»

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

● проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах);

● быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

● само поручение,

● срок исполнения,

● конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008

Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас. По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись :

● вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);

● в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;

● еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel – поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. .

На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соответствует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

«Контролем исполнения поручений по существу » обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку » выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. ), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из . Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей . В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:

● сам исполнитель

● подчиненный ему секретарь,

● сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

● отдельного должностного лица-исполнителя;

● конкретного подразделения

● организации в целом;

● поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в и во мнении Е. Каменевой.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное – четко знать, что именно нужно получить на выходе.

Мнение

Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.

План

План допроса потерпевшего Тарасова А.Н.

№ п/п	Обстоятельства, подлежащие выяснению в ходе допроса	Формулировка вопросов допрашиваемому	Заметки о тактике допроса
	Обстоятельства нападения.	Когда произошло нападение? Где произошло нападение? Как вы оказались на месте нападения? Сколько было нападавших? Знакомы ли Вы с нападавшим? Как действовал нападавший? Оказывали ли Вы сопротивление, если да, то в какой форме? Какой характер насилия применял нападавший? Использовал ли нападавший оружие или другие предметы, если да, то какое? В каком состоянии находились Вы в момент нападения? Видел ли кто-то факт нападения? Кто обнаружил Вас после нападения?	Строить вопросы исходя из состояния потерпевшего на момент нападения.
	Внешние признаки нападавшего.	Как близко Вы знакомы с нападавшим? Ф.И.О нападавшего, где проживает нападавший? Имеются ли у Вас с нападавшим общие знакомые? Опишите внешность нападавшего? Заметили ли Вы у нападавшего особенности речи, жестикуляции, походки, внешнего вида? Имеются ли у нападавшего индивидуальные особенности лица и других частей тела нападавшего? Что послужило причиной нападения(по Вашему мнению)?	Обратить внимание на специфичность восприятия окружающей обстановки потерпевшим после нанесения телесных повреждений.
	Похищенное имущество.	Что было похищено? Имеются ли индивидуальные признаки у похищенного? Находились ли в похищенных вещах посторонние предметы? Имеются ли документы на похищенное имущество? Были ли похищены денежные средства? В каком размере были похищены денежные средства? Из купюр какого достоинства состояли денежные средства?	Сделать акцент на уточняющие вопросы, с целью установления реального размера похищенного.

следственных действий и оперативно-розыскных мероприятий

по уголовному делу № 12345

Краткая фабула дела:

В дежурную часть ОП №7 УМВД поОмской области поступило сообщение из ГБ-1 от медсестры приемного отделения Кравцовой И.М. о том, что к ним в 22 30 часов поступил неизвестный гражданин, на вид 22-25 лет с диагнозом: закрытая черепно-мозговая травма, проникающее ранение брюшной полости с повреждением печении, алкогольное опьянение. Прооперирован, находится без сознания, состояние тяжелое.

1. Совершено разбойное нападение

1. Преступление совершено лицами, ранее судимыми за аналогичные преступления или ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности и проживающих в г.Омске.

2. Преступление совершено из числа знакомых или родственников потерпевшего.

3. Преступление совершено группой лиц, систематически занимающихся разбойными нападениями.

4. Преступление совершено лицами, допускающими немедицинское употребление наркотических средств, ведущими антиобщественный образ жизни и злоупотребляющие спиртными напитками и проживающими в данном районе.

№ п/п	Мероприятия	Срок	Исполнитель	Примечание
	Дать поручение ОУР для выявления лиц, ранее судимых за совершение аналогичных преступлений	До 01.02.12	Следователь Петров С.В.
	Провести подворно- поквартирный обход	До 01.02.12	ОУР
	Составить субъективный портрет подозреваемого	До 01.02.12	ОУР
	С субъективным портретом пройти по дворам для установления подозреваемого	До 01.02.12	ОУР
	Дать поручение ОУР для выявления связей потерпевшего	До 01.02.12	Следователь Петров.С.В.
	Отработать связи потерпевшего	До 03.02.12	ОУР
	Истребовать детализацию звонков потерпевшего	До 03.02.12	ОУР
	Установить и отработать родственников потерпевшего	До 02.02.12	ОУР
	Направить запросы в ИЦ УВД по Омской области на выборку уголовных дел, возбужденных по ст.162 УК РФ (имеющих схожий способ совершения преступления), лица по которым на установлены либо объявлены в розыск	До 04.02.12	Следователь Петров С.В.
	Изучить данные уголовные дела, и отработать материалы	До 04.02.12	ОУР
	Дать поручение ОД осуществить выборку лиц, состоящих на профилактическом учете ОВД, в связи с немедицинским употреблением наркотических средств, ведущими антиобщественный образ жизни и злоупотребляющими спиртными напитками	До 04.02.12	Следователь Петров С.В.
	Проверить оперативным путем их причастность к совершенному преступлению	До 04.02.12	ОУР
	Допросить установленных лиц	До 07.02.12	Следователь Петров С.В.
	Оперативный уполномоченный ОУР ОП №7 УМВД России по Омской области Ст. лейтенант полиции Алабугин Д.А. (подпись) (фамилия, инициалы) «27» января 2012 г.	Следователь СО по РПТО ОП №7 УМВД России по Омской области лейтенант юстиции Петров С.В. __________ ____________ (подпись) (фамилия, инициалы) «27» января 2012 г.

(наименование

органа дознания,

звание, фамилия, инициалы)

(обстоятельства, установленные

в ходе предварительного расследования

и подлежащие выяснению)

(указывается, что конкретно необходимо

установить, какие следственные действия,

Если поручение находится в статусе «Активно», вы можете отменить его самостоятельно, используя операцию «Отмена поручения».

Для отмены обработанного поручения (статус поручения «Обработано») требуется обратиться в офис банка, желательно в день совершения операции. Срок отмены поручения зависит от сложности операции и может длиться от нескольких минут до нескольких часов.

В ряде случаев отменить поручение невозможно (например, онлайн-платежи с моментальным зачислением на счет). В случае если платеж был совершен успешно, но была допущена ошибка в реквизитах (например, в номере договора, в сумме, в наименовании получателя и т.п.), необходимо обращаться непосредственно к получателю средств с запросом на возврат ошибочного платежа. Если ваш платеж не дошел до получателя, рекомендуется проверить реквизиты поручения. Если реквизиты введены верно и поручение находится в статусе «Обработано», то необходимо обратиться к получателю средств с платежным поручением.

Шаг 5. Настройка отправки почтовых сообщений

Этот шаг не обязателен. Если Вы сейчас не готовы указать адрес АСКИД для пользователей и параметры SMTP сервера, то Вы можете нажать кнопку «Продолжить» ничего не заполняя.

«Адрес АСКИД для пользователей» - адрес, по которому программа будет доступна пользователям.

https://pandia.ru/text/79/184/images/image083.jpg" width="623" height="373">

Для просмотра подробной информации о версии поручения кликните на интересующей Вас строке.

5.5.11. Обмен текстовой информацией (Комментарии)

По ходу исполнения поручения вы можете обмениваться текстовой информацией в виде комментариев прикрепляемых к поручению. Все комментарии видны на странице просмотра поручения:

https://pandia.ru/text/79/184/images/image001_28.gif" alt="*" width="11" height="11 src="> По умолчанию руководитель и помощник руководителя могут редактировать и удалять комментарии добавленные другими пользователями. При необходимости администратор может убрать такую возможность.

Добавление сообщения

Для добавления нового комментария нажмите на кнопку «Добавить».

https://pandia.ru/text/79/184/images/image086.jpg" width="623" height="389 src=">

В открывшемся окне подтвердите Ваше решение нажатием на кнопку «Удалить».

5.6. Шаблоны периодических поручений

Раздел «Шаблоны периодических поручений» позволяет создавать многократные (повторяющиеся) поручения.

5.6.1. Добавление шаблона периодических поручений

Чтобы создать шаблон периодического поручение нужно открыть раздел “Добавление шаблона повторяющих поручений” меню «Шаблоны периодических поручений».

DIV_ADBLOCK318">

Для выбора этих дат необходимо указать галочкой конкретные даты в календаре, который выглядит следующим образом:

https://pandia.ru/text/79/184/images/image089.jpg" width="87" height="26 src=">

Срок (продолжительность) поручений

https://pandia.ru/text/79/184/images/image091.jpg" width="623" height="389 src=">

Сортировка шаблонов повторяющихся поручений

Для удобства поиска шаблонов созданы фильтры, расположенные в верху страницы.

Шаблоны могут быть отсортированы по Виду поручения, Ответственному исполнителю, а так же задать порядок вывода отсортированных шаблонов на экран.

Редактирование шаблонов повторяющихся поручений

Для редактирования конкретного шаблона кликните на нужной записи. При этом строчка подсветится синим цветом. Нажмите на кнопку «Редактировать». Отредактируете необходимые параметры и нажмите кнопку «Сохранить». Для отмены редактирования нажмите кнопку «Отмена».

Удаление шаблонов повторяющихся поручений

Для удаления конкретного шаблона кликните на нужной записи. При этом строчка подсветится синим цветом. Нажмите на кнопку «Удалить».

https://pandia.ru/text/79/184/images/image093.jpg" width="623" height="389 src=">

Поручения можно искать по дате создания с помощью задания интервала времени.

Чтобы найти поручения, которые были созданы с ошибками, нужно поставить галочку для пункта «Только с ошибками» и нажать кнопку «Показать».