19 Сентября, 2018

В Интеркомп поступило много вопросов про отчетность для центра занятости о «предпенсионерах». Отвечаем!

Ольга Аверина ,
Внутренний аудитор
отдела контроля качества
услуг и методологии
Интеркомп

Понятие «предпенсионный возраст» в настоящее время в законодательстве не урегулировано.

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 25.07.2018 № 858-ПР носит внутренний характер и не имеет конкретного получателя (т. е. оно не адресовано работодателям). В настоящее время нет официальных разъяснений компетентных органов по порядку применения данного письма.

Напомним, началось все с того, что Роструд запросил у региональных центров занятости сведения о количестве работающих граждан предпенсионного возраста (письмо от 25.07.2018 № 858-ПР). Как объяснили чиновники, сведения о возрастных сотрудниках понадобились ведомству, чтобы контролировать, не нарушают ли работодатели их права.

Центры занятости не получали прямого указания требовать информацию от компаний. Но стали запрашивать сведения по собственной инициативе, чтобы упростить себе работу.

Нужно ли представлять новую отчетность?

Письмо не связано с предоставлением новой отчетности, в нем содержится просьба организовать проведение мониторинга неопределенному кругу лиц по сбору данных о работниках, не являющихся пенсионерами. При этом возможно сделать вывод, что информацию центры занятости населения (ЦЗН) будут запрашивать именно у работодателей.

Есть ли установленная форма сбора?

Роструд разработал форму предоставления сведений о работниках предпенсионного возраста. Формы в разных регионах могут отличаться. Но в каждом есть строка о количестве работников предпенсионного возраста.

Будет ли издан какой-то нормативно-правовой акт, регулирующий предоставление данной информации работодателями на постоянной основе?

Пока неизвестно. Также на данный момент непонятно, будут ли внесены поправки в Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Есть ли ответственность за непредставление информации?

Ответственность за непредставление данной информации в настоящее время отсутствует.

Чиновники не вправе оштрафовать компанию, которая не предоставит сведения. Блокировки счета тоже можно не бояться. В настоящее время в законах нет правила, которое обязывало бы компании сдать эти сведения. Работодатели должны отчитываться только о свободных вакансиях и о работниках-инвалидах (ст. 25 Федерального закона от 19.04.1991 № 1032-1).

Если работодатель желает помочь чиновникам и компании несложно заполнить соответствующие сведения, то работодатель может это сделать. Но заставлять в настоящее время чиновники не вправе.

Может ли отчет стать обязательным?

Не исключено, что в будущем работодателей обяжут отчитываться о сотрудниках в возрасте. В связи с пенсионной реформой требования к компаниям планируют менять.

13 сентября 2018 г. Госдума приняла в первом чтении законопроект об уголовном наказании за увольнение работников предпенсионного возраста. А Минтруд предложил ввести новый отчет для организаций об уволенных возрастных работниках.

Центры занятости ждут информацию от всех работодателей. В отчете нужно указать численность мужчин 1959 года рождения и женщин 1964 года рождения.

Представлять отчет следует начиная с данных на 1 октября 2018 года. То есть первый отчет сотрудники центров занятости ждут от компаний уже в октябре. Сроки разные. Точный срок сдачи центры занятости установят самостоятельно.

Например, центр занятости г. Златоуст просит сдавать отчет ежеквартально до 1-го числа месяца, следующего за отчетным, а в Московской и Новосибирской областях установили срок 5 октября. Предоставлять такие сведения предлагают ежеквартально.

Одним из полномочий Федеральной службы труда является проведение мониторинга состояния и разработка прогнозных оценок рынка труда РФ (ст. 7 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Следовательно, региональные органы занятости могут запрашивать информацию о работниках у работодателей.

Далеко не все работодатели знакомы со своими обязанностями перед службой занятости. А между тем необходимо предоставлять сведения о вакансиях, сокращениях и выполнении квоты по трудоустройству инвалидов. Кроме того, совсем недавно у работодателей появилась обязанность сдавать ежеквартальный отчет в центр занятости о работниках предпенсионного возраста.

Какие сведения нужно сообщать в службы занятости

Закон №1032-1 «О занятости населения» устанавливает, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны содействовать государственной политике по снижению уровня безработицы и помогать социально незащищенным слоям населения в трудоустройстве. Так, статья 25 Закона устанавливает, что работодатели должны информировать центры занятости населения (ЦЗН):

• о вакантных должностях (ежемесячно);
• о предстоящих сокращениях (организации — за 2 месяца, ИП — за 2 недели);
• о количестве работающих инвалидов (ежемесячно);
• о введении неполного рабочего дня/недели (в течение 3 дней);
• о банкротстве/ликвидации организации (за 2 месяца);
• о приостановке производства (в течение 3 дней);
• о предпенсионерах (ежеквартально)

Отметим, что согласно Письму Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1, при установлении режима неполного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем на основании ст. 93 ТК РФ уведомлять органы службы занятости населения не требуется.

Отчет о кадровом составе в центр занятости подается в той форме, которая утверждена в вашем субъекте. Направляется она по почте или с помощью электронной/факсимильной связи. При этом конкретная дата отправления отчетов нигде не регламентирована, и ее следует уточнить в региональном отделении службы занятости.

За невыполнение этой обязанности статья 19.7 КоАП РФ предусматривает реальную ответственность — каждый непредоставленный доклад может обернуться штрафом:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для юридического лица — от 3000 до 5000 рублей;
• для директора — от 300 до 500 рублей.

Все формы, упомянутые в материале, можно скачать в конце статьи.

Отчет о вакантных рабочих местах

Согласно п. 3 ст. 25 Закона о занятости, сообщать о вакансиях в центр занятости необходимо ежемесячно. При этом понятие «вакансия» в трудовом законодательстве отсутствует. Здесь следует ориентироваться на судебную практику, которая определяет ее как должность, по которой с соискателем заключается бессрочный трудовой договор. Таким образом, случай, когда компания ищет человека на место сотрудника, который находится в отпуске или временно переведен на другую работу, вакансией не считается.

Информацию о вакансиях следует подавать по форме «Сведения о потребности в работниках, наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей)», которую можно найти в Приложении № 11 к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2015 г. № 125н . Помимо сведений о работодателе, в бланке нужно указать следующее:

• наименование должности;
• условия и характер работы;
• размер заработной платы;
• режим работы;
• квалификационные требования;
• льготы и гарантии.

После получения отчета ЦЗН может предложить кандидата, и в случае успешного прохождения им собеседования необходимо отправить в Центр направление соискателя с указанием даты приема на работу. Если же ему было отказано в трудоустройстве, то в направлении ЦЗН нужно указать причину, которая должна быть связана с его профессиональными навыками (ст. 64 ТК РФ ).

Сведения о сокращении персонала

В соответствии с п. 2 ст. 25 Закона № 1032-1, организация должна уведомить ЦЗН о сокращении штата не позднее чем за два месяца, а в случае массового увольнения — за три месяца до события. Форма документа установлена в приложениях к Постановлению Правительства РФ от 05.02.1993 № 99 , согласно которому в бланке необходимо указать следующую информацию о каждом сотруднике:

• Ф.И.О.;
• образование;
• профессия или специальность;
• квалификация;
• размер и условия оплаты труда.

Критерии массового увольнения также установлены в указанном Постановлении. К ним относятся:

1. Ликвидация предприятия с численностью работающих 15 и более человек.
2. Сокращение штата работников в количестве:

• 50 и более человек в течение 30 календарных дней;
• 200 и более человек в течение 60 календарных дней;
• 500 и более человек в течение 90 календарных дней.

При этом в каждом регионе могут устанавливаться дополнительные критерии, направленные на защиту трудящихся, и такие условия могут быть предусмотрены в отраслевых, территориальных или региональных соглашениях.

Отчет по инвалидам в центр занятости

Обязанность предоставлять доклад о работающих инвалидах возложена законодательством только на крупные компании, численность которых превышает 100 человек. Каждым субъектом устанавливается квота для приема на работу людей с ограниченными возможностями — от 2 до 4 % от средней численности сотрудников. Для работодателей, штат которых варьируется от 35 до 100 человек, квота не может превышать 3 % (ст. 21 ФЗ от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).

Информацию о том, сколько таких социально защищенных работников есть в штате компании, нужно подавать в отделы квотирования по форме, установленной в вашем регионе. Обычно в бланке должны содержаться следующие сведения:

• общее число сотрудников;
• количество рабочих мест, подлежащих квотированию;
• количество фактически созданных мест для инвалидов;
• информация о вакантных должностях для людей с ограниченными возможностями.

В случае если работодатель игнорирует свои обязанности по трудоустройству этой категории населения, то ему грозит штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 5.42 КоАП РФ ).

Отчет по охране труда в центр занятости

В соответствии с требованиями статей и ТК РФ, работодатели обязаны предоставлять органам исполнительной власти субъектов РФ в области охраны труда информацию, необходимую для осуществления ими своих полномочий. В большинстве муниципальных образований эти полномочия возложены на Центр занятости. Поскольку каждый регион разрабатывает свою форму отчетности, то ее структура может разниться, однако содержание носит однотипный характер и включает в себя следующие сведения:

• о состоянии производственного травматизма за отчетный период;
• о состоянии условий труда и организации работ по охране труда;
• о наличии службы по охране труда и об обучении работников;
• о проведении специальной оценки условий труда;
• об обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты;
• о наличии санитарно-бытовых помещений и устройств;
• об общественном контроле охраны труда;
• об обучении и инструктажах.

Также в бланке может содержаться информация о мероприятиях по улучшению условий и охраны труда, деятельности профсоюзной организации, медицинских осмотрах и другие пункты, которые предусмотрит областная власть. Периодичность отчетности также разнится от региона к региону и может быть либо ежегодной, либо ежеквартальной. Требования по оформлению документа стандартные: отчет составляется на фирменном бланке организации, заверяется печатью, подписями руководителя и исполнителя и направляется уполномоченному должностному лицу.

Центры занятости ждут от компаний новый отчет о работниках предпенсионного возраста. Первый раз отчитаться нужно уже в октябре и далее на постоянной основе. Рассмотрим порядок заполнения, новый бланк и образец (можно скачать в статье).

Подготовить новый отчет онлайн вам поможет бесплатный сервис от программы "БухСофт". Он сформирует отчет для центра занятости в три клика

Заполнить отчет онлайн

Кто обязан сдавать новый отчет по работникам

Отчитываться обязаны все организации, у которых есть наемные работники определенных возрастов (см. ниже). Форма собственности и применяемый режим налогообложения в данном случае значения не имеют.

Таким образом, в дополнение к 6-НДФЛ , расчету страховых взносов и 4-ФСС за 3 квартал нужно дополнительно отчитаться по новой форме (бланк см. ниже).

Цель нового отчета на работников

В рамках пенсионной реформы Правительство хочет иметь больше информации о гражданах, которые скоро пойдут на пенсию (протокол заседания Правительства от 14.06.2018 № 16). Поэтому оно поставило Роструду задачу собирать по ним данные каждые три месяца.

На местах этим занимаются центры занятости. Роструд предписал им направлять собранную информацию на электронный адрес [email protected] до 15 числа месяца, следующего за кварталом (письмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР). Чтобы вовремя отчитаться, центры занятости требуют работодателей подавать информацию еще раньше (в интервале с 1 по 5 число месяца, следующего за кварталом).

Они уже разослали фирмам уведомления о необходимости заполнить и сдать соответствующие отчеты. Отчет должен содержать информацию о работниках мужского пола, родившихся в 1959 году, и женского, родившихся в 1964 году, за исключением уже вышедших на пенсию досрочно.

Удостоверьтесь в получении уведомления, если у вас в штате числятся указанные выше категории работников или они были, но уволились в отчетном периоде.

Сдать отчет нужно по электронной почте, которую укажут сотрудники местных центров занятости.

Нулевой отчет сдавать не требуется.

Новый отчет с 1 октября 2018: бланк

Форма «Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами» официально еще не утверждена. Местные центры занятости и региональные власти на своих сайтах размещают рекомендованные формы. Как правило, бланки по регионам одинаковы и имеют следующие реквизиты:

• наименование организации,
• численность работников 1959 и 1964 годов рождения, которые трудятся в компании и уволились в течение отчетного периода.

Образец заполнения

Заполняют новую форму следующим образом:

Ответственность за несдачу

Законодательство не содержит положений, которые обязывали бы компании сдавать новый отчет . Поэтому не отчитавшимся фирмам можно не опасаться штрафов и блокировки счета.

В настоящее время обязанность подавать сведения в центр занятости есть только в части свободных вакансий и работников-инвалидов (ст. 25 Федерального закона от 19.04.1991 № 1032-1).

Хотим напомнить, что Роструд обязал работодателей сдавать новый квартальный отчет «Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами». В соответствии с письмом Роструда, срок сдачи отчета - 15 января, однако некоторые Центры занятости настаивают на досрочном предоставлении отчета - в срок до 25 декабря 2018 года.

Что случилось?

Роструд опубликовал и официально довел до всех работодателей, территориальных отделений и центров занятости письмо от 25.07.2018 № 858-ПР , которым обязал все организации и индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных работников, отчитаться о работниках предпенсионного возраста. Сдать отчет нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, со сведениями по состоянию на конец квартала. Однако эта дата сдачи отчета уже в Роструд — поэтому центры занятости устанавливают более ранние даты, торопят со сдачей отчета и настаивают на том, чтобы работодатели прислали отчеты до конца 2018 года. Например, на сайте ЦЗН Москвы в качестве срока сдачи отчета указано не 15 января, а «3-е число месяца, следующего за отчетным». В данном случае это 3 января, нерабочий день — поэтому сотрудники ЦЗН высказывают пожелание получить отчет еще до Нового года.

В письме чиновники опираются на решение Правительства РФ (п. 3 раздела III протокол заседания Правительства РФ от 14.06.2018 № 16), и Министерства труда и социальной защиты РФ. Обязанность сдавать новые отчеты о работниках официально подтверждена Рострудом.

Новый отчет о предпенсионерах

В письме Роструда даны 2 формы для заполнения:

1. Форма 1 — «Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами».
2. Форма 2 — «Сведения о реализации мер по содействию занятости граждан предпенсионного возраста».

К предпенсионерам отнесены:

• мужчины 1959 года рождения;
• женщины 1964 года рождения,

Работодателям нужно сдать отчет по Форме 1. Форма 2 разработана для заполнения центрами занятости.

Выглядит бланк первого отчета так:

Как видно, в нем не только нужно будет указывать сведения о численности работников:

• мужчин 1959 года рождения;
• женщин 1964 года рождения,

но и сведения обо всех работающих в организации лицах, то есть тех, кто осуществлял трудовую деятельность в организации по состоянию на 1 января 2019 года. Также чиновники предлагают указать сведения о:

• работниках, которые продолжают трудовую деятельность после обучения, в том числе тех, кого перевели на другие участки работы;
• уволенных в течение отчетного периода работниках с разделением их на мужчин и женщин;
• отдельно о числе работников, уволенных по инициативе работодателя, также с разделением по гендерному признаку.

Причем указывать нужно будет как работающих на отчетную дату, так и прекративших свою трудовую деятельность в течение отчетного периода.

Обратите внимание, что заверить своей подписью новый отчет должен как руководитель организации, так и непосредственный исполнитель, то есть сотрудник, который заполнил форму. Фактически этот отчет содержит больше данных, чем тот перечень информации по предпенсионерам, который ранее с работодателей требовали Центры занятости.

Сдавать или не сдавать?

В профессиональных сообществах ведутся жаркие споры о том, является ли письмо Роструда обязательным к выполнению, нужно ли сдавать эти отчеты вообще и нулевые — в частности и установлен ли штраф за несдачу.

Действительно, ведомственное письмо по сути не может быть расценено как нормативно-правовой акт, за невыполнение требований которого предусмотрены штрафы. Однако в частных беседах сотрудники Центров занятости населения напоминают о статье 19.7 КоАП и о штрафе в 5000 рублей. При этом, например, на сайте ЦЗН Петербурга в информации об отчете используются мягкие формулировки «ежеквартальный опрос» и «предложено направлять», а ЦЗН Москвы «просит организовать предоставление сведений». Похоже, работодателям стоит внимательно изучать информацию регионального подразделения ЦЗН и задать вопросы их специалистам.

На днях Роструд опубликовал «революционное» письмо с разъяснениями о сдаче новой формы отчетности. На законодательном уровне форма, сроки, порядок заполнения и представления не утверждены. Абсурд, но согласно разъяснениям, сдать новую форму нужно уже в начале октября. Евгения Дубкова, ведущий эксперт Департамента малого и среднего бизнеса интернет-бухгалтерии « Моё дело », рассказывает подробнее о том, что известно на текущий момент

Общее

В свете предстоящей пенсионной реформы и проводимой в связи с этим Правительством РФ и контролирующими ведомствами работой, Роструд, начиная с октября 2018 года, вводит для работодателей новую форму отчета (письмо Роструда № 858-ПР от 25 июля 2018 г .) Представлять отчетность нужно в службу занятости населения.

Данная форма подается, начиная со сведений на 1 октября 2018 года, ежеквартально. То есть впервые ее представить нужно по данным за III квартал 2018 года.

На текущий момент в форме нужно указывать сведения о работниках-мужчинах 1959 года рождения и женщинах 1964 года рождения. То есть о гражданах, которые в 2019 году должны, по пока еще действующему законодательству, стать пенсионерами.

При этом указывать нужно будет сведения как о работающих на отчетную дату (1 октября), так и об уволенных в течение отчетного периода (III квартал). В отношении уволенных дополнительно нужно будет выделить сотрудников, которых вы уволили по инициативе работодателя (например, за прогул, по причине ликвидации организации и прочее).

Если таковых граждан у вас нет, то форму не подавайте. Например, если в организации работают два сотрудника 1980 года рождения, то представлять данную форму не нужно. Кроме того, не нужно включать в данную форму исполнителей, которые работают у вас по гражданско-правовым договорам. Таким образом, включайте в форму только штатных сотрудников (работающих по трудовому договору).

Форма

Унифицированная форма отчета в настоящее время не утверждена. Поэтому для получения формы отчета обратитесь в отделение службы занятости (свое местное или региональное). Например, на официальном сайте Центра занятости населения города Златоуста рекомендована для применения . При обращении уточните и порядок представления формы - например, то же отделение в городе Златоуст рекомендует отсылать отчетность на их адрес электронной почты.

Сроки

В письме Роструд указал, что впервые форму необходимо представить до 15 октября 2018 года. Однако, в телефонном разговоре сотрудники центра занятости Златоуста указали, что этот срок установлен для них. А вот от работодателей ждут эту форму не позднее 2 октября. Поэтому сроки представления формы также уточните в своем отделении центра занятости.

Ответственность за непредставление

Формально за непредставление сведений центру занятости организацию могут оштрафовать на сумму до 5 000 рублей (ИП - до 300 рублей). Однако, учитывая, что на текущий момент обязанности по представлению формы на законодательном уровне не установлено, вряд ли работодатели будут привлечены к ответственности. Но в целях избежания спорных ситуаций мы все же настоятельно рекомендуем представить форму при наличии у вас сотрудников соответствующих годов рождения. Для вашего удобства мы привели пример заполнения формы.