Документ: Что должна уметь секретарша

Что должна уметь секретарша

Ни один руководитель мало-мальски серьезной фирмы не может обойтись без секретарши. К ней сходятся важнейшие потоки информации, а ведь в современном мире побеждают в конкурентной борьбе в первую очередь те предприятия, которые эффективнее управляют информационными потоками. Так что эта скромная сотрудница играет роль, гораздо более значительную, чем принято думать, а в чем-то, возможно, и определяющую для судьбы всего предприятия.

Современная секретарша - это не просто “девочка на телефоне”, периодически подающая шефу кофе, это настоящий диспетчер всего предприятия. Ей требуется держать в памяти множество фактов и цифр, рационально планировать рабочее время - свое и руководителя (а нередко - и его замов), грамотно вести делопроизводство. Плюс умение найти правильный подход и нужную интонацию в разговоре с самыми разными людьми - начиная от простого работяги (чей словарный запас ограничивается десятком слов, из которых в приличном обществе можно произнести лишь половину) и заканчивая высокоинтеллектуальным профессором из дружественного НИИ.

И при этом нужно всегда оставаться элегантной, обаятельной и доброжелательной: ведь секретарша - это лицо фирмы.

Должность секретаря - традиционно женская, хотя история донесла до нас сведения о многих легендарных секретарях-мужчинах (скажем, ни один из государственных деятелей сталинской эпохи не обошел в своих воспоминаниях фигуру Поскребышева - личного секретаря Сталина). Правда, сейчас на этой должности все чаще встречаются мужчины, но до полного “гендерного равноправия” тут еще далековато. Да и женщины, откровенно говоря, в силу особенностей своего ума и характера больше подходят для выполнения секретарских функций.

Что же должен знать и уметь секретарь? Впрочем, это уже вопрос второй. Вначале следует подумать, какими личными качествами должен обладать человек, претендующий на эту работу. Попробуем нарисовать себе образ идеального секретаря. Итак, очень желательно, чтобы он (она) обладал (обладала) такими качествами, как:

Хорошая память;

Способность быстро переключать свое внимание;

Способность принимать самостоятельные решения;

Высокий уровень стрессоустойчивости;

Пунктуальность;

Способность к выполнению монотонной работы;

Исполнительность;

Аккуратность;

Умение планировать свое рабочее время и расставлять приоритеты в делах;

Доброжелательность (поверьте, это немаловажное качество: неискреннюю улыбку “слышно” даже при разговоре по телефону);

Умение общаться с людьми разных социальных групп;

Способности психолога, “чувство шефа”.

К этому, разумеется, нужно добавить грамотную устную и письменную речь в сочетании с представительным внешним видом. Если фирма активно занимается внешнеэкономической деятельностью, в число необходимых качеств секретаря должно входить и владение иностранным языком (языками) в объеме, который определяется спецификой предприятия.

Как видим, найти подходящую кандидатуру на должность секретаря - задача не из легких. Секретарская работа под силу далеко не всем: кого-то напрочь выбивает из колеи любой начальственный выговор, кто-то имеет явно завышенную самооценку и воспринимает свою работу как одолжение, а немало и таких претенденток, которые свято уверены, что все секретарские обязанности сводятся к тому, чтобы периодически подавать шефу кофе и “создавать комфортные условия”.

Конечно, необходимая квалификация приобретается с опытом, поэтому солидные предприятия, давая объявления о вакансии секретаря, нередко ограничивают возраст претендентов (например, не моложе 30–35 лет). Но здесь имеется другая опасность: может оказаться, что новую работницу, имеющую большой опыт, переучить сложнее, чем выучить “с нуля” 20-летнюю девочку.

Но вот подходящий человек найден, и теперь необходимо посвятить его в тонкости работы. Основные обязанности секретаря фиксируются в рабочей инструкции (ее образец приведен ниже). Здесь же указываются требования к квалификации и чисто техническим навыкам (таким, как умение работать на компьютере, обращаться с факсом и другой оргтехникой, быстрый набор текста под диктовку и т. п.).

Однако в работе секретарши есть множество особенностей, которые в рабочей инструкции не пропишешь. Чтобы не случалось взаимных обид и незаслуженных упреков, секретаря желательно сразу проинструктировать о таких особенностях. Например, ей полезно будет узнать:

1. Как представляться по телефону? По этикету принято назвать компанию, а затем поздороваться, однако на практике многие руководители в целях безопасности не разрешают произносить название фирмы.

2. Какова формальная и фактическая иерархия сотрудников в компании? Нужно ли выполнять поручения других сотрудников и если да, то в какой очередности?

3. Как производить “фильтрацию” телефонных звонков? С кем соединять в любое время, а с кем не соединять никогда?

4. Каков порядок приема посетителей? Кто вхож к руководителю в любое время, без записи и без доклада?

5. Каков “ритуал” подачи чая и кофе? Что и когда предпочитает руководитель? В каких случаях чашку чая или кофе следует предложить посетителям?

6. Каков примерный распорядок рабочего дня и недели у руководителя?

7. Когда фактически заканчивается работа секретаря - в строго определенное время или после ухода руководителя?

В следующих номерах нашего еженедельника мы собираемся рассказать подробнее о некоторых нюансах “технологии” секретарской работы. А сейчас - рабочая инструкция. Напоминаем, что это всего лишь образец, который вы можете доработать по своему усмотрению, дописав туда недостающие, на ваш взгляд, пункты и вычеркнув лишние. И не забудьте обязательно ознакомить своего секретаря с этой инструкцией под расписку.

Алена Мышкина,
юрист

Сергей Коваль,
юрист

“Утверждаю” __________________ (_________________) (подпись) (ф. и. о.) Директор _____________________________________ (наименование предприятия, организации) “____” ____________ 200__ г.

Рабочая инструкция секретаря руководителя

I. Общие положения

1. Настоящая рабочая инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя (далее - секретарь).

2. Секретарь принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия с соблюдением требований Кодекса законов о труде Украины и действующего законодательства о труде.

3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Требования к квалификации

Секретарь должен знать:

1. Руководящий состав предприятия и его подразделений.

2. Организацию и содержание работы директора предприятия.

3. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие материалы по ведению делопроизводства.

4. Правила оформления деловых писем с использованием типовых форм.

5. Правила обработки устной и письменной (документальной) информации.

6. Правила эксплуатации компьютерной техники и систем связи.

7. Технологические процессы обработки информации, рабочие инструкции, программы, макеты, нормативные и методические материалы по технике проведения и последовательности выполнения операций в компьютерных системах (сетях).

8. Технические требования к магнитным и лазерным дискам, другим используемым носителям информации, бумаге, расходным материалам для принтера и факса.

9. Правила орфографии и пунктуации (для русского и украинского языков), иметь навык высокой скорости набора текста.

10. Английский* язык в объеме, необходимом для работы.

11. Деловую речь и этику служебных отношений.

12. Правила внутреннего трудового распорядка.

13. Основы трудового законодательства, организации труда.

14. Правила и нормы охраны труда.

III. Задачи и обязанности

Секретарь обязан:

1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.

2. Работать с информацией и документами, необходимыми для руководства, управления и взаимодействия структурных подразделений.

3. Получать от подразделений или исполнителей сведения, необходимые руководителю, вызывать по его поручению работников.

4. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, создавать благоприятные условия для его продуктивной работы.

5. Передавать и принимать информацию по факсу, электронной почте и т. п.

6. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать во время отсутствия руководителя принятые сообщения и доводить до его сведения их содержание.

7. Организовывать подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (собирать необходимые материалы, уведомлять участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, вести регистрацию и т. п.), оформлять протоколы.

8. Вести делопроизводство, принимать корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, систематизировать в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям.

9. Отслеживать ход исполнения поручений, взятых на контроль, определять причины их несвоевременного исполнения, постоянно информировать об этом руководителя.

10. Знать местонахождение руководящих должностных лиц предприятия и других ключевых работников (по списку).

11. В соответствии с указаниями руководителя организовывать работу служебного автотранспорта, при необходимости заказывать сторонний транспорт, а также обеспечивать заказ билетов на поезда, самолеты и т. п. для руководства предприятия в случае командировки.

12. Принимать на подпись руководителю документы и личные заявления работников.

13. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.

14. Формировать дела, обеспечивать их хранение и сдачу в архив в установленные сроки.

15. Соблюдать необходимые требования к компьютерной безопасности. Своевременно обновлять антивирусные базы, в ходе работы проверять все входящие файлы на наличие вирусов, не допускать работы в Интернете или локальной компьютерной сети без включенной антивирусной программы.

16. Не допускать установки на компьютер нелицензионного программного обеспечения и любых программ, не имеющих отношения к непосредственному исполнению служебных обязанностей. Установка любой программы должна быть санкционирована руководителем предприятия или системным администратором компьютерной сети.

17. Докладывать ответственному работнику обо всех обнаруженных отклонениях в работе компьютерного оборудования, об обнаруженных вирусах, а также программах, несанкционированно установленных на компьютере в отсутствие секретаря.

18. Соблюдать коммерческую тайну и принимать меры по ее защите:

18.1. Не оставлять без присмотра любые документы, в том числе на магнитных и лазерных носителях, не выносить их с предприятия без разрешения руководителя, не передавать другим лицам, не снимать без необходимости копии.

18.2. Не сообщать коллегам по работе информацию, не связанную напрямую с их обязанностями.

18.3. Не разглашать сведения, касающиеся технических средств обработки и хранения информации, в том числе компьютеров (пароли, коды, наименования и расположение файлов и каталогов, их содержание) и не допускать к ним лиц, не имеющих доступа, и посторонних.

19. Постоянно совершенствовать умения и навыки работы.

20. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководителя предприятия, касающихся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по усовершенствованию работы, связанной с его обязанностями.

3. Сообщать руководителю предприятия обо всех выявленных недостатках в деятельности предприятия и вносить предложения по их устранению.

4. Требовать и получать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.

5. Требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

V. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией,- в пределах, установленных действующим законодательством Украины о труде.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, установленных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Украины.

3. За причинение предприятию материального ущерба - в пределах, установленных действующим гражданским законодательством и законодательством о труде Украины.

4. За разглашение коммерческой тайны - уголовную ответственность по ст. 232 Уголовного кодекса Украины.

VI. Взаимоотношения

1. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Для исполнения обязанностей и реализации прав секретарь взаимодействует:

2.1. С _____________________ по вопросам: ______________________

2.2. С _____________________ по вопросам: ______________________

Руководитель структурного подразделения.

Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

• Основы трудового и административного законодательства.
• Общие нормы этики и делового этикета.
• Основы делопроизводства.
• Техника безопасности.
• Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
• Охрана труда.
• Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

• Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
• Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
• Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
3. Принимать и вести учет телефонограмм.
4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

• весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
• устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
• нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
• правила пользования средствами оргтехники и связи;
• правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
• правила организации труда на рабочем месте;
• нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
2. Правильное ведение внутренней документации.
3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это - обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначаль­но означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» - доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должност­ным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» опре­деляется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учрежде­ния, а также ведущее делопроизводство».

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в пла­нировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобож­дает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки кор­респонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь - это лицо не толь­ко своего руководителя, но и учреждения з целом.

В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, состав­лению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по ор­ганизации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон­ному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

Работу с документами (информационно-документационное обслуживание);

Работу организационную (бездокументное обслуживание).

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отли­чаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии.

1. Секретарь руководителя низшего уровня управления - секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции).

2. Секретарь руководителя среднего уровня управления - секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформле­ние совещаний, приемов посетителей и т.п.).

3. Секретарь руководителя высшего уровня управления - секретарь- помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профес­сиональным мастерством, "организованностью, инициативностью, ответственно­стью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предви­деть.

Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показате­лями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В об­щении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное со­действие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела.

Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководите­ля с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря воз­можна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной ра­боты, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициа­тиву.

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих ре­шений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

КУЛЬТУРА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняе­мых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести парал­лельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требо­вания к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организо­вать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по време­ни, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Не менее важно таксе качество секретаря, как ответственность за качественное и свое­временное выполнение поставленных задач.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять слу­жебную тайну.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только пра­вильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь деталь­но спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, ор­ганизации. Преданность своей работе - основное качество для идеальных отношений с ру­ководителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд лично­стных качеств, без которых трудно стать профессионалом.

Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переклю­чаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко уста­навливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой лю­дей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретатель­ность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному со­вершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с уче­том деловой обстановки.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

административное, трудовое, хозяйственное право;

Законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того ти­па, где он работает.

Основы управления:

систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

Отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи;

Функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи;

Место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

методы создания и оформления документов;

Организацию работы с документами;

Бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя:

оказать помощь в планировании рабочего дня;

Организовать рабочее место руководителя;

Вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя:

" документное;

Бездокументное;

Уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ

Взаимодействие руководителя с секретарем

Выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей на­грузки;

Никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

Если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

Делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы;

Планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом.

Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в боль­шей степени рабочим инструментом и в меньшей - назойливой помехой:

Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звон­ков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удоб­ное для вас время.

Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежела­тельно.

Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет дей­ствительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отве­чать на звонки.

Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков.

Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел.

За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично. Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий

секретарю:

Это освобождает время руководителя;

Руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой рабо-

Поручение - прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секрета-

Поручение - лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя допол­нительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутст­вие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он;

Профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него от­ветственностью и полномочиями делает честь своему руководителю.

Взаимодействие секретаря с руководителем

Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем.

1. Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым ос­вободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может ра­ботать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а ру­ководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.

3. Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изу­чать материалы.

4. Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, что­бы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет.

5. Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоя­тельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая мо­жет возникнуть в его отсутствие. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. По­ведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, напри­мер, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.

2.3. Что должен и что может секретарь

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.

Квалификационная характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Должностные обязанности (секретарь должен уметь) Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения), помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Организовывать поездки и командировки руководителя. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, быстро печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести документационную работу, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо для подготовки ответа. Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников (устное, документное, составлять обзоры печати, предоставлять копии интересных статей). Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организовать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать и пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета).

Секретарь должен знать: деятельность фирмы и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, мини-АТС, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.

Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях (фирмах) разрабатываются должностные инструкции.

Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Что в должностной инструкции записано, то и спросится, какие права в ней даны, те секретарь и имеет.

Должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь (секретарь-референт) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря (секретаря-референта).

Однако, как и к любой должностной инструкции, к ней предъявляются общие требования. Прежде всего она имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:

1) общие положения;

2) функции;

3) должностные обязанности;

5) ответственность;

6) взаимоотношения;

7) связи по должности.

Может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».

Раздел «Общие положения» содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т. е. название структурного подразделения и подчиненность, порядок назначения и увольнения и порядок замещения. В крупных организациях, имеющих службу ДОУ, секретарь имеет двойную подчиненность – непосредственно своему руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя (в крупной организации – по представлению начальника службы ДОУ). В этом же разделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Сегодня отношение к секретарю и требования к нему резко изменились. Фирмы ищут секретаря с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Все чаще от секретаря, как и за рубежом, требуется знание не одного, а двух или более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Здесь же содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе.

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности секретаря (секретаря-референта), например: информационно-документационное обеспечение руководителя, организационное обеспечение работы руководителя, участие в подготовке выставок и презентаций и т. д.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами. Документирование в свою очередь включает составление по заданию руководителя проектов писем (писем-приглашений, писем-напоминаний и др.), телеграмм и т. д.; печатание на компьютере документов руководителя; проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю (визы, наличие и правильность оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта и т. п.); снятие и заверение копий с документов и т. д. Работа с документами включает получение входящих документов (указываются часы, например: в 09 и в 16 ч), прием факсов и электронной почты (в течение дня); первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству; предварительный просмотр документов (если это доверено секретарю); регистрацию документов по установленным в организации правилам; доклад документов руководителю и т. д.

Раздел «Права», пожалуй, самый главный. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности. Этот раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.

Именно этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря (секретаря-референта) большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.

Раздел «Ответственность» составляется в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» также очень важен для организации работы любого сотрудника управленческого аппарата, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает.

В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).

Необязательным разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря. Это может выглядеть следующим образом.

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;

2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;

3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;

4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;

5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;

6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;

7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;

8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;

9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;

10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:

1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;

2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;

3) обработать и отправить исходящие документы;

4) наметить мероприятия на следующий день.

В течение всего рабочего дня ведутся:

а) работа с посетителями, телефонные переговоры;

б) подшивка исполненных документов в дела;

в) выполнение работ на компьютере;

г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:

1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;

2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;

3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.

Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.

СОВЕТ. Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.

Подводя итоги: следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.

Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции – левой, но когда отсутствует секретарь – директор и вовсе без рук.